Procesul decizional al Adunării Generale
Există 4 metode prin care , ca organ suprem, poate să adopte decizii.
Metoda 1. Adunarea cu prezență
Convocarea
Adunarea trebuie să fie convocată oficial. Convocarea se face de către Administrator:
- din propria inițiativă;
- la solicitarea președintelui Consiliului;
- în baza Hotărârii Consiliului;
- în baza hotărârii comisiei de (sau a cenzorului);
- la solicitarea scrisă a proprietarilor care dețin cel puțin 10% din voturi.
Administratorul este obligat să convoace Adunarea Generală în termen de 14 zile de la recepționarea cererii sau a hotărârii. În cazul în care Administratorul nu o face, organul solicitant (sau proprietarii solicitanți) pot convoca Adunarea Generală în mod independent.
Înștiințarea despre convocarea Adunării Generale
Toți membrii Asociației trebuie informați despre convocarea Adunării Generale cu cel puțin 10 zile înainte de data stabilită. Înștiințarea este realizată de către organul care a decis convocarea.
Înștiințarea se face prin mai multe metode. (Vă recomandăm să le utilizați pe toate.):
- Personal, contra semnăturii (pentru condominiile mai mici);
- În cutia poștală;
- Pe afișul scării sau în ascensor;
- În chatul comunității.
Înștiințarea trebuie să includă:
- Data, ora și locul desfășurării;
- Ordinea de zi;
- Informații privind locul și modul de a acces la materialele pregătitoare;
- Informații privind necesar.
Pentru condominiile locative, se recomandă stabilirea ședinței în orele de seară, pentru a facilita participarea unui număr mai mare de membri.
Ordinea de zi a ședinței
Scopul adunării este luarea deciziilor, nu o simplă discuție. De aceea, ordinea de zi trebuie să conțină subiecte clare, cu finalitate, fiecare având un raportor desemnat care va pregăti proiectul Hotărârii.
De evitat „Discuții despre reparația acoperișului”. De utilizat „Hotărâre privind costul lucrărilor, selectarea executorului și repartizarea cheltuielilor”. Raportorul trebuie să fie documentat și pregătit să răspundă la întrebările participanților.
Desfășurarea ședinței: pașii din ziua Adunării Generale
După ce membrii se adună, organul convocator oferă tabelul convocator (lista de prezență) pentru semnare. Este recomandabil ca tabelul să conțină lista prestabilită a unităților locative (apartamentul, debara sau locul de parcare) și se semnează în dreptul lor.
Dacă dintr-o unitate (apartament) sunt prezenți mai mulți coproprietari, doar unul se semnează și are drept de vot.
Ședința este condusă de:
- Președintele Consiliului, în mod obișnuit;
- , dacă președintele refuză sau este absent;
- Un participant ales prin vot, dacă niciunul dintre cei de mai sus nu poate conduce ședința.
Apoi se alege secretarul ședinței, care, în baza tabelului de prezență, anunță dacă există cvorum.
Dacă nu există cvorum, adunarea se anunță repetată, cu aceeași ordine de zi, într-un interval cuprins între 48 de ore și 30 de zile.
În înștiințarea inițială este utilă o notă de tipul: „În cazul în care la prima ședință nu va fi întrunit cvorumul, Adunarea Generală repetată va avea loc la data de XX.”
Derularea ședinței. După constatarea cvorumului:
- Președintele ședinței explică participanților procedura de desfășurare și supune la vot ordinea de zi;
- Participanții pot propune adăugarea sau excluderea unor subiecte, propunerile se supun votului;
- Președintele anunță primul subiect și raportorul (adică persoana care va explica subiectul) susține prezentarea;
- După prezentare urmează:
- Runda de întrebări. Participanții pot cere clarificări;
- Runda de expuneri. Participanții își exprimă opiniile și încurajează votul pentru sau împotrivă;
- Votul propriu-zis, se votează pentru sau împotrivă (nu există opțiunea de „abținere”).
Este important ca președintele ședinței să nu admită abateri de la discuțiile subiectelor ordinei de zi.
Cine poate participa la ședința Adunării?
La Adunare participă proprietarul unității (apartamentului, debaralei, oficiului etc.). Dacă o unitate are mai mulți proprietari, aceștia exercită împreună un singur vot.
Proprietarul poate fi reprezentat:
- de o rudă de gradul I (fiul, fiica, mama, tata, tutore), cu condiția ca aceasta să fi împlinit vârsta majoratului;
- de o terță persoană (chiriaș, rudă, vecin etc.), doar în baza unei împuterniciri scrise.
Copia împuternicirii se predă secretarului ședinței și se anexează la procesul-verbal. O persoană poate reprezenta, în baza împuternicirilor, maximum 5 membri ai Asociației la o ședință.
La ședință se poate participa și prin conferință video, cu condiția existenței unei legături bidirecționale (adică persoana conectată online să poată vedea, asculta și comunica în timp real).
Cvorumul necesar pentru validarea ședinței
Pentru ca ședința Adunării Generale să fie validă, este necesar să fie întrunit cvorumul legal:
- La prima ședință, trebuie să fie prezenți membri care dețin peste 50% din voturi;
- La ședința repetată, este suficientă prezența unor membri care dețin împreună peste 25% din voturi.
Dacă la ședința repetată nu se întrunește cvorumul de 25%, Adunarea nu mai poate fi reconvocată cu aceeași ordine de zi. În acest caz, există două opțiuni:
- Se reia întregul proces de la zero (convocare, înștiințare, ordine de zi etc.);
- Se aplică o altă metodă de adoptare a Hotărârilor (ex. votul prin corespondență sau forma mixtă).
Pentru ședința repetată, sunt necesar peste ¼, adică 46 voturi (180/4+1=46)
Cum se calculează voturile?
Există două modalități de calcul a voturilor.
Modalitate 1. O unitate = 1 vot.
Nu contează suprafața unității. Fiecare unitate individuală (cu număr cadastral: apartament, debara etc.) oferă 1 vot. Un proprietar care deține 2 apartamente și 3 debarale va avea 5 voturi.
Modalitate 2. Conform cotelor-părți (suprafeței)
Greutatea votului este proporțională cu suprafața unității. Un apartament de 90 m² are un vot de 18 ori mai puternic decât o debara de 5 m².
Acest tip de calcul este mai complex. Va fi întocmit un tabel cu toate unitățile și suprafețele acestora. Suma tuturor suprafețelor unităților va fi 100%, iar fiecare unitate va avea un anumit procent. Astfel un apartament poate avea 1,5%, alt apartament mai mic va avea 0,3%.
Ce metodă să utilizați?
Metoda de calcul trebuie să fie prevăzută în Statutul Asociației.
Dacă Statutul nu prevede metoda, atunci:
- în cazul unui locativ (sau majoritar locativ), se aplică
Metoda 1 (1 unitate = 1 vot);
- în cazul unui condominiu nelocativ, se aplică Metoda 2 (conform cotelor-părți).
În orice caz, organul care convoacă Adunarea Generală trebuie, până la începutul ședinței, să cunoască numărul total de voturi existente în Asociație și metoda aplicabilă de calcul a voturilor.
Procesul-verbal al ședinței
La finalul ședinței, în termen de maximum 10 zile, se întocmește procesul-verbal al ședinței. Dacă a avut loc și o ședință repetată, se vor întocmi două procese-verbale distincte (pentru fiecare întrunire).
La procesul-verbal se anexează:
- Tabelul convocator, în care secretarul face mențiune privind membrii care au participat prin videoconferință.
- Copiile împuternicirilor, certificate prin semnătura secretarului ședinței.
Este important ca membrii Asociației să fie informați despre hotărârile adoptate, prin afișarea procesului-verbal sau a Hotărârilor în scara blocului și publicarea în chatul comunității (opțional, dar recomandabil).
Metoda 2. Prin corespondență
La fel ca în cazul ședinței cu prezență fizică, Adunarea Generală este convocată de Administrator, chiar dacă membrii nu se adună fizic.
Dacă Administratorul refuză sau nu poate convoca, atunci, exact ca în Metoda 1, convocarea poate fi realizată de Asociației, Comisia de cenzori (sau cenzorul) sau proprietarii care dețin cel puțin 10% din voturi, respectând aceeași procedură formală de solicitare și notificare.
Ce documente se trimit membrilor Asociației?
Cei care convoacă Adunarea Generală expediază fiecărui membru al Asociației:
- Înștiințarea privind convocarea, care conține ordinea de zi și termenul-limită pentru exprimarea votului;
- Materiale adiționale (dacă este cazul — de ex. proiectul bugetului, ofertele de preț, statutul propus în redacție nouă etc.);
- Buletinul de vot sau Hotărârea scrisă.
Buletin de vot sau hotărâre scrisă? Avantaje și dezavantaje
Buletinul de vot se utilizează mai ales când există mai multe opțiuni, iar membrii trebuie să aleagă între ele.
Exemple:
Exemplu
Alegerea noului administrator dintre 2 sau mai mulți candidați; Alegerea între 2 variante de servicii: a) Salubrizare de 2 ori pe săptămână, tarif: 3 lei/m² b) Salubrizare o dată pe săptămână, tarif: 2,6 lei/m²
Hotărârea scrisă se folosește când există o singură opțiune, iar membrilor li se solicită aprobarea sau respingerea unei propuneri. De exemplu: aprobarea bugetului anual, aprobarea unui nou regulament, aprobarea statutului în redacție nouă, etc.
Cum se exprimă votul și unde se depune?
În buletinul de vot sau în hotărârea scrisă trebuie să fie specificat locul de depunere a documentului votat, de exemplu în oficiul Asociației sau în cutia poștală a administratorului.
Tot setul de documente poate fi expediat fizic (pe hârtie), prin e-mail sau prin platforme digitale (dacă Asociația utilizează un sistem informațional intern).
La expirarea termenului stabilit pentru exprimarea votului, președintele și secretarul Adunării Generale întocmesc și semnează procesul-verbal, apoi comunică proprietarilor despre hotărârile adoptate.
Procesul-verbal va conține (în loc de tabelul convocator) lista membrilor cu dreptul de vot, în care va fi indicată opțiunea de vot a fiecărui membru.
Metoda 3. În forma mixtă
Adunarea generală în forma mixtă începe și se desfășoară exact ca o adunare cu prezență. În înștiințare este obligatoriu să se indice că Adunarea va fi în forma mixtă.
La prima ședință, chiar dacă nu există cvorum, secretarul ședinței anunță prezența și se trece la ordinea de zi. Participanții votează. Voturile sunt înregistrate.
După finalizarea ședinței în formatul fizic, secretarul expediază înștiințarea și buletinele de vot (sau Hotărârea scrisă) către membrii care nu au fost prezenți fizic la ședință.
După expirarea termenului pentru exprimarea votului, secretarul ședinței pregătește procesul-verbal, în care va indica câte persoane erau prezente fizic și câți au votat prin corespondență. Se va anexa tabelul convocator și lista tuturor membrilor, cu indicarea votului exprimat.
Metoda 4. Hotărârea scrisă
În locul convocării și desfășurării ședinței adunării generale, adunarea generală poate adopta hotărâri prin semnarea unei hotărâri scrise de către proprietarii care dețin cel puțin 2/3 din voturile tuturor proprietarilor din condominiu, cu următoarele condiții:
- pe pagina unde este aplicată semnătura, trebuie să fie imprimat textul complet al Hotărârii;
- trebuie să fie identificată Asociația, a cărei Adunare Generală adoptă hotărârea.
În acest caz, proces-verbal nu se întocmește.
Elementele specifice acestei metode:
- nu este necesară înștiințarea;
- nu există termen limită;
- poate fi inițiată de orice membru al Asociației;
- nu se întocmește procesul verbal;
- se aprobă cu ⅔ din voturi.
După ce hotărârea a acumulat ⅔ din voturi, organizatorii predau administratorului toate documentele cu voturile exprimate și anunță toți membrii despre hotărârea luată.
Numărul necesar de voturi
Dacă se organizează ședința Adunării generale cu prezența fizică, atunci cvorumul este de peste 50%, iar hotărârile se iau cu o simplă majoritate.
Dacă se organizează ședința repetată a Adunării Generale cu prezența fizică, atunci cvorumul este de peste 25%, iar hotărârile se iau cu o simplă majoritate.
Pentru ședința repetată, este necesară prezența a celor care dețin peste ¼ din voturi, adică 63 voturi (251/4). Hotărârile vor fi luate cu votul a cel puțin 32 de voturi.
