Процесс принятия решений общим собранием

Есть 4 способа, которыми общее собрание, как правомочный орган, может принимать решения.

Способ 1. Собрание с личным участием

Созыв#

Собрание должно быть созвано официально. Созыв осуществляет администратор:

• по собственной инициативе;
• по требованию председателя совета;
• на основании решения совета;
• на основании решения ревизионной комиссии (или ревизора);
• по письменному требованию собственников, обладающих не менее чем 10% голосов.

Администратор обязан созвать общее собрание в течение 14 дней со дня получения заявления или решения. Если администратор этого не делает, обратившийся орган (или обратившиеся собственники) могут созвать общее собрание самостоятельно.

Уведомление о созыве общего собрания#

Все члены ассоциации должны быть уведомлены о созыве общего собрания не менее чем за 10 дней до назначенной даты. Уведомление направляет орган, принявший решение о созыве.

Уведомление делается несколькими способами. (Рекомендуем использовать их все.):

• Лично, под подпись (для небольших кондоминиумов);
• В почтовый ящик;
• На доске объявлений в подъезде или в лифте;
• В чате сообщества.

Уведомление должно содержать:#

• Дату, время и место проведения;
• Повестку дня;
• Сведения о том, где и как получить подготовительные материалы;
• Сведения о необходимом кворуме.

Для жилых кондоминиумов рекомендуется назначать собрание на вечерние часы, чтобы участвовать смогло больше членов.

Повестка дня заседания#

Цель собрания — принятие решений, а не просто обсуждение. Поэтому повестка дня должна содержать чёткие вопросы с конкретным итогом, и по каждому должен быть назначен докладчик, который подготовит проект решения.

Не следует писать «Обсуждение ремонта крыши». Следует писать «Решение о стоимости работ, выборе подрядчика и распределении расходов». Докладчик должен владеть материалом и быть готовым ответить на вопросы участников.

Ход заседания: что делать в день общего собрания#

После того как члены собрались, созывающий орган выдаёт лист регистрации (список присутствующих) для подписи. Рекомендуется, чтобы в листе заранее был указан перечень единиц (квартира, кладовая или парковочное место), а подписи ставились напротив них.

Если от одной единицы (квартиры) присутствуют несколько сособственников, подписывается только один, и он имеет право голоса.

Заседание ведёт:#

1. Председатель совета — как правило;
2. Администратор ассоциации, если председатель отказывается или отсутствует;
3. Участник, избранный голосованием, если никто из перечисленных выше вести заседание не может.

Затем избирается секретарь заседания, который на основании листа регистрации объявляет, есть ли кворум.

Если кворума нет, объявляется повторное собрание с той же повесткой дня в срок от 48 часов до 30 дней.

В первоначальном уведомлении полезна оговорка вроде: «Если на первом заседании кворум не будет достигнут, повторное общее собрание состоится XX числа».

Порядок заседания. После установления кворума:

1. Председатель заседания разъясняет участникам порядок проведения и ставит на голосование повестку дня;
2. Участники могут предложить добавить или исключить вопросы; предложения ставятся на голосование;
3. Председатель объявляет первый вопрос, и докладчик (то есть лицо, которое разъяснит вопрос) выступает с сообщением;
4. После выступления следует:
5. Раунд вопросов. Участники могут попросить разъяснений;
6. Раунд выступлений. Участники высказывают своё мнение и призывают голосовать за или против;
7. Само голосование: голосуют за или против (варианта «воздержался» не существует).

Важно, чтобы председатель заседания не допускал отклонений от вопросов повестки дня.

Кто может участвовать в заседании собрания?#

В собрании участвует собственник единицы (квартиры, кладовой, офиса и т. д.). Если у единицы несколько собственников, они совместно осуществляют один голос.

Собственника может представлять:#

• родственник первой степени (сын, дочь, мать, отец, опекун) при условии, что он достиг совершеннолетия;
• третье лицо (наниматель, родственник, сосед и т. д.) — только на основании письменной доверенности.

Копия доверенности передаётся секретарю заседания и прилагается к протоколу. Одно лицо может представлять по доверенностям не более 5 членов ассоциации на одном заседании.

В заседании можно участвовать и по видеосвязи при условии двусторонней связи (то есть подключившийся онлайн может видеть, слышать и общаться в реальном времени).

Кворум, необходимый для действительности заседания#

Чтобы заседание общего собрания было действительным, необходим установленный законом кворум:

• На первом заседании должны присутствовать члены, обладающие более чем 50% голосов;
• На повторном заседании достаточно присутствия членов, обладающих в совокупности более чем 25% голосов.

Если на повторном заседании кворум в 25% не набран, собрание уже нельзя созвать заново с той же повесткой дня. В этом случае есть два варианта:

1. Весь процесс начинается заново (созыв, уведомление, повестка дня и т. д.);
2. Применяется другой способ принятия решений (например, голосование посредством переписки или в смешанной форме).

Для повторного заседания необходимо более ¼, то есть 46 голосов (180/4+1=46)

Как считаются голоса?#

Существуют два способа подсчёта голосов.

Способ 1. Одна единица = 1 голос.

Площадь единицы значения не имеет. Каждая отдельная единица (с кадастровым номером: квартира, кладовая и т. д.) даёт 1 голос. Собственник, владеющий 2 квартирами и 3 кладовыми, будет иметь 5 голосов.

Способ 2. По долям участия (по площади)#

Вес голоса пропорционален площади единицы. Квартира площадью 90 м² имеет голос в 18 раз весомее, чем кладовая площадью 5 м².

Такой подсчёт сложнее. Составляется таблица всех единиц и их площадей. Сумма площадей всех единиц принимается за 100%, и каждая единица получает определённый процент. Так, одна квартира может иметь 1,5%, а другая, поменьше, — 0,3%.

Какой способ выбрать?#

Способ подсчёта должен быть закреплён в уставе ассоциации.

Если устав способ не устанавливает, то:

• для жилого кондоминиума (или преимущественно жилого) применяется

Способ 1 (1 единица = 1 голос);

• для нежилого кондоминиума применяется Способ 2 (по долям участия).

В любом случае орган, созывающий общее собрание, обязан до начала заседания знать общее число голосов в ассоциации и применимый способ их подсчёта.

Протокол заседания#

По итогам заседания, в срок не более 10 дней, составляется протокол заседания. Если проводилось и повторное заседание, составляются два отдельных протокола (по каждому собранию).

К протоколу прилагаются:

• Лист регистрации, в котором секретарь отмечает членов, участвовавших по видеосвязи.
• Копии доверенностей, заверенные подписью секретаря заседания.

Важно, чтобы члены ассоциации были проинформированы о принятых решениях: протокол или решения вывешиваются в подъезде и публикуются в чате сообщества (по желанию, но рекомендуется).

Способ 2. Посредством переписки

Как и в случае заседания с личным участием, общее собрание созывает администратор, даже если члены не собираются физически.

Если администратор отказывается или не может созвать собрание, то, точно как в Способе 1, созыв может осуществить совет ассоциации, ревизионная комиссия (или ревизор) либо собственники, обладающие не менее чем 10% голосов, с соблюдением той же формальной процедуры обращения и уведомления.

Какие документы направляются членам ассоциации?#

Созывающие общее собрание направляют каждому члену ассоциации:

• Уведомление о созыве, содержащее повестку дня и предельный срок для голосования;
• Дополнительные материалы (если необходимо — например, проект бюджета, коммерческие предложения, устав в новой редакции и т. д.);
• Бюллетень для голосования или письменное решение.

Бюллетень или письменное решение? Плюсы и минусы#

Бюллетень для голосования применяется прежде всего тогда, когда есть несколько вариантов и члены должны выбрать между ними.

Примеры:

Письменное решение используется, когда вариант один и членам предлагается одобрить или отклонить предложение. Например: утверждение годового бюджета, утверждение нового регламента, утверждение устава в новой редакции и т. д.

Как голосовать и куда сдавать бюллетень?#

В бюллетене или в письменном решении должно быть указано место сдачи заполненного документа, например офис ассоциации или почтовый ящик администратора.

Весь комплект документов может быть направлен физически (на бумаге), по электронной почте или через цифровые платформы (если ассоциация использует внутреннюю информационную систему).

По истечении установленного срока для голосования председатель и секретарь общего собрания составляют и подписывают протокол, после чего сообщают собственникам о принятых решениях.

Протокол будет содержать (вместо листа регистрации) список членов, имеющих право голоса, с указанием того, как проголосовал каждый из них.

Способ 3. В смешанной форме

Общее собрание в смешанной форме начинается и проводится точно так же, как собрание с личным участием. В уведомлении обязательно указывается, что собрание будет проходить в смешанной форме.

На первом заседании, даже если кворума нет, секретарь заседания объявляет о явке и переходит к повестке дня. Участники голосуют. Голоса фиксируются.

После завершения очной части секретарь направляет уведомление и бюллетени (или письменное решение) тем членам, которые не присутствовали на заседании лично.

По истечении срока для голосования секретарь заседания готовит протокол, в котором указывает, сколько человек присутствовало лично и сколько проголосовало посредством переписки. К протоколу прилагаются лист регистрации и список всех членов с указанием того, как они проголосовали.

Способ 4. Письменное решение

Вместо созыва и проведения заседания общего собрания общее собрание может принимать решения путём подписания письменного решения собственниками, обладающими не менее чем 2/3 голосов всех собственников в кондоминиуме, при следующих условиях:

• на странице, где ставится подпись, должен быть напечатан полный текст решения;
• должна быть указана ассоциация, общее собрание которой принимает решение.

В этом случае протокол не составляется.

Особенности этого способа:#

• уведомление не требуется;
• предельного срока нет;
• может быть инициирован любым членом ассоциации;
• протокол не составляется;
• принимается ⅔ голосов.

После того как решение набрало ⅔ голосов, организаторы передают администратору все документы с поданными голосами и сообщают всем членам о принятом решении.

Необходимое число голосов#

Если проводится заседание общего собрания с личным участием, кворум составляет более 50%, а решения принимаются простым большинством.

Если проводится повторное заседание общего собрания с личным участием, кворум составляет более 25%, а решения принимаются простым большинством.

Для повторного заседания необходимо присутствие обладателей более ¼ голосов, то есть 63 голосов (251/4). Решения будут приниматься не менее чем 32 голосами.